Khi mới bắt đầu kinh doanh thời trang, số lượng đặt may thường khá khiêm tốn vì vốn còn mỏng và chưa biết mẫu nào sẽ bán chạy. Chính vì thế, rất nhiều người phân vân không biết một đơn hàng nhỏ như vậy có đáng để làm việc trực tiếp với xưởng may hay không, hay nên nhập hàng có sẵn cho an toàn.
Trong bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng xem xét khi nào nên làm việc trực tiếp với xưởng, khi nào nên chọn hướng khác, và cần chuẩn bị gì để xưởng sẵn sàng hợp tác dù số lượng chưa nhiều. Mục tiêu là giúp bạn ra quyết định dựa trên con số và tình hình thực tế của shop.
Đơn hàng nhỏ được hiểu như thế nào trong ngành may
Trong sản xuất may mặc, khái niệm đơn nhỏ không có một con số cố định. Với xưởng chuyên hàng xuất khẩu, vài nghìn sản phẩm vẫn bị xem là ít, còn với xưởng phục vụ shop trong nước, đơn nhỏ thường nằm trong khoảng vài chục đến vài trăm sản phẩm cho mỗi mẫu.
Điều quan trọng là bạn cần biết đơn của mình nhỏ theo tiêu chí nào: nhỏ về tổng số lượng, nhỏ theo từng màu hay nhỏ theo từng size. Một đơn hai trăm áo chỉ có một màu và bốn size sẽ dễ sản xuất hơn nhiều so với hai trăm áo chia đều cho năm màu. Khi mô tả rõ cơ cấu đơn hàng ngay từ đầu, xưởng sẽ đánh giá chính xác hơn khả năng nhận đơn, lượng vải cần đặt và mức giá hợp lý cho từng phương án. Đây cũng là lý do bạn nên ghi con số dự kiến ra giấy trước khi nhắn tin hỏi giá.
Vì sao nhiều xưởng ngại nhận đơn số lượng ít
Lý do chính nằm ở chi phí chuẩn bị. Từ khâu cắt, trải vải, đổi chỉ, đổi chân vịt cho đến kiểm hàng, mọi công đoạn đều mất thời gian khởi động. Với đơn ít, thời gian khởi động chiếm tỷ lệ lớn nên xưởng khó đạt hiệu quả như khi chạy đơn dài.
Bên cạnh đó, nguồn nguyên phụ liệu cũng là một rào cản. Nhiều loại vải chỉ bán theo cây hoặc theo số ký tối thiểu, nhuộm màu riêng thì cần lượng vải lớn hơn hẳn, còn nhãn mác, dây kéo, nút bấm thường có mức đặt tối thiểu riêng. Khi đơn quá ít, xưởng buộc phải dùng vải có sẵn trên thị trường hoặc tính thêm phần hao hụt vào giá. Hiểu được những khó khăn này, bạn sẽ thấy việc xưởng đưa ra số lượng tối thiểu là điều hợp lý, đồng thời biết cách điều chỉnh yêu cầu của mình để hai bên dễ gặp nhau hơn.
Lợi ích khi làm việc trực tiếp với xưởng dù đơn còn nhỏ
Làm việc trực tiếp giúp chủ shop hiểu rõ sản phẩm được tạo ra như thế nào và chi phí nằm ở đâu. Từ đó, bạn có thể chủ động điều chỉnh chất liệu, chi tiết hoặc số lượng để đạt mức giá mong muốn thay vì chỉ nhận một con số báo giá chung.
Ngoài ra, quan hệ trực tiếp còn là khoản đầu tư dài hạn. Xưởng đã từng làm mẫu cho bạn sẽ lưu lại rập, thông số và ghi chú kỹ thuật, nên những lần đặt lại sau này diễn ra nhanh hơn nhiều. Khi shop phát triển và số lượng tăng lên, bạn không phải bắt đầu lại từ đầu với một đối tác mới. Nhiều thương hiệu nhỏ đã lớn lên cùng chính xưởng nhận những lô hàng đầu tiên của họ, bởi hai bên hiểu thói quen làm việc và tiêu chuẩn chất lượng của nhau từ sớm.
Những hạn chế cần lường trước
Điểm khó đầu tiên là thời gian. Chủ shop cần dành công sức để trao đổi mẫu, duyệt vải, kiểm hàng, trong khi vẫn phải lo bán hàng và chăm sóc khách. Nếu không sắp xếp được, tiến độ rất dễ bị chậm vì chờ phản hồi từ chính bạn.
Một rủi ro khác là kỳ vọng không khớp nhau. Người mới thường hình dung sản phẩm qua hình ảnh trên mạng, còn xưởng làm việc dựa trên thông số và chất liệu cụ thể. Nếu không có mẫu thật hoặc bảng thông số rõ ràng, sản phẩm hoàn thiện có thể khác với hình dung ban đầu dù xưởng đã làm đúng những gì được yêu cầu. Vì vậy, đừng bỏ qua bước may mẫu thử và duyệt mẫu bằng văn bản, kể cả khi đơn hàng chỉ có vài chục chiếc. Chi phí mẫu thử luôn rẻ hơn chi phí sửa cả lô hàng.
Khi nào đơn nhỏ nên làm việc trực tiếp với xưởng
Trường hợp phù hợp nhất là khi bạn cần thử nghiệm thị trường bằng một lô hàng vừa phải nhưng vẫn muốn giữ đúng chất lượng mong muốn. Đơn nhỏ lúc này đóng vai trò như một bước kiểm chứng trước khi quyết định đặt số lượng lớn hơn.
Với các đơn hàng thử nghiệm thị trường, việc chọn xưởng may nhận đơn số lượng nhỏ sẽ giúp shop kiểm soát rủi ro tồn kho và tối ưu chi phí ban đầu.
Điều kiện đi kèm là bạn có đủ thời gian theo sát ít nhất ở ba mốc: duyệt mẫu, duyệt vải và kiểm hàng trước khi nhận. Nếu sắp xếp được ba mốc này, phần lớn rủi ro của một đơn hàng nhỏ đã được kiểm soát. Bạn cũng nên có sẵn kế hoạch bán hàng cho lô đầu tiên, chẳng hạn kênh bán chính, giá bán dự kiến và thời điểm mở bán, để xưởng có thể tư vấn tiến độ phù hợp thay vì hai bên cùng làm việc trong tình trạng gấp gáp.
Khi nào nên cân nhắc phương án khác
Phương án khác nên được xem xét khi số lượng dự kiến quá ít, ví dụ chỉ mười đến hai mươi sản phẩm cho mỗi mẫu. Ở mức này, chi phí làm rập và may mẫu chia ra sẽ khiến giá thành vượt xa khả năng bán của đa số shop.
Cũng cần nói thêm rằng lựa chọn không nhất thiết phải là một trong hai. Nhiều shop kết hợp cả hai hướng: nhập hàng có sẵn cho những mẫu bán theo mùa, đồng thời đặt may riêng một vài mẫu chủ lực để tạo dấu ấn. Cách phân bổ này giúp dòng tiền nhẹ hơn, trong khi shop vẫn từng bước xây dựng được sản phẩm của riêng mình. Điều cần tránh là dàn trải quá nhiều mẫu với số lượng quá mỏng, vì khi đó vừa khó sản xuất vừa khó bán đủ size cho khách.
Chuẩn bị gì trước khi liên hệ xưởng
Trước khi nhắn tin hay gọi điện cho xưởng, hãy dành một buổi để gom toàn bộ thông tin về sản phẩm vào một tệp duy nhất. Việc này tưởng nhỏ nhưng quyết định phần lớn chất lượng của buổi trao đổi đầu tiên.
Dưới đây là những mục nên có trong bộ thông tin gửi xưởng:
- Hình tham khảo của sản phẩm, kèm ghi chú những điểm muốn giữ và muốn thay đổi.
- Thông số đo của sản phẩm theo từng size, hoặc một sản phẩm mẫu thật để xưởng đo lại.
- Yêu cầu về vải như thành phần, định lượng và cảm giác khi mặc.
- Tổng số lượng đặt may và cách chia cụ thể cho mỗi màu, mỗi size.
- Thông tin logo, nhãn cổ, nhãn sườn, thẻ treo và cách đóng gói mong muốn.
- Ngày dự kiến mở bán và khoảng giá thành bạn có thể chấp nhận.
Cách trao đổi để xưởng sẵn sàng hợp tác
Thay vì chỉ hỏi giá, hãy chia sẻ định hướng của shop và kế hoạch đặt lại nếu sản phẩm bán tốt. Xưởng sẽ dễ cân nhắc nhận đơn nhỏ hơn khi thấy khả năng hợp tác lâu dài.
Một cách hiệu quả để đơn nhỏ trở nên dễ sản xuất hơn là giảm độ phức tạp. Bạn có thể gộp màu, dùng chung một loại vải cho nhiều mẫu, hạn chế chi tiết cầu kỳ ở lô đầu tiên hoặc chọn những màu vải mà xưởng đang có sẵn. Những điều chỉnh này không làm sản phẩm kém đi, nhưng giúp xưởng tiết kiệm thời gian chuẩn bị và giúp bạn có mức giá dễ chịu hơn. Hãy ghi lại mọi thỏa thuận bằng tin nhắn hoặc văn bản ngắn gọn, bao gồm giá, số lượng, ngày giao và điều kiện thanh toán, để cả hai bên cùng có căn cứ đối chiếu.
Chi phí của đơn hàng nhỏ: nhìn cho đúng
Khi đánh giá chi phí, hãy tách riêng phần cố định như rập và mẫu thử với phần biến đổi như vải và công may. Phần cố định chỉ trả một lần và sẽ được dùng lại ở các lần đặt sau.
Bạn cũng nên hỏi xưởng về bảng giá theo các mức số lượng khác nhau, ví dụ năm mươi, một trăm và ba trăm sản phẩm. Nhìn vào mức chênh lệch, bạn sẽ biết điểm nào là hợp lý nhất với khả năng bán của mình. Đôi khi chỉ cần tăng thêm một chút số lượng là giá giảm đáng kể, nhưng cũng có lúc mức chênh không đủ lớn để đánh đổi lấy rủi ro tồn hàng. Quyết định tốt nhất luôn dựa trên tốc độ bán thực tế của shop, không phải trên mức giá thấp nhất có thể đạt được.
Kiểm soát chất lượng và tiến độ với lô hàng ít
Đơn nhỏ vẫn cần quy trình kiểm soát như đơn lớn, chỉ là gọn hơn. Hãy thống nhất mẫu duyệt cuối cùng và giữ lại một chiếc làm chuẩn để đối chiếu khi nhận hàng.
Khi nhận hàng, hãy kiểm tra các điểm cơ bản: thông số so với bảng size, màu sắc so với mẫu vải đã duyệt, đường may, chỉ thừa, vị trí hình in hoặc thêu và cách đóng gói. Nếu phát hiện lỗi, hãy phản hồi cụ thể kèm hình ảnh trong thời gian đã thỏa thuận để xưởng có hướng xử lý. Việc phản hồi rõ ràng và đúng mực không chỉ giúp giải quyết lô hàng hiện tại mà còn giúp xưởng hiểu tiêu chuẩn của bạn, nhờ đó các đơn sau sẽ ổn định hơn. Một quan hệ hợp tác tốt luôn được xây dựng từ những lần trao đổi thẳng thắn như vậy.
Kết luận
Đơn hàng nhỏ hoàn toàn có thể làm việc trực tiếp với xưởng may, miễn là bạn chuẩn bị đầy đủ thông tin, trung thực về số lượng và sẵn sàng theo sát các mốc quan trọng. Lợi ích về kiểm soát sản phẩm và quan hệ lâu dài thường xứng đáng với công sức bỏ ra.
Dù chọn hướng nào, hãy bắt đầu từ con số thực tế của shop: bạn bán được bao nhiêu sản phẩm mỗi tháng, vốn có thể xoay vòng trong bao lâu và mẫu nào thật sự cần khác biệt. Từ những con số đó, việc quyết định số lượng đặt may và cách làm việc với xưởng sẽ trở nên rõ ràng hơn rất nhiều.
Đặt hàng / Nhận báo giá: 0972 107 109